Manager Group & Events Department

Hotel Okura Amsterdam is een internationaal vijfsterrenhotel waar Oosterse en Westerse invloeden op unieke wijze samenkomen, geïnspireerd door een mix van Japanse en Nederlandse cultuur. Samen creëren onze medewerkers een authentieke ervaring voor elke gast. Om dit te realiseren zijn wij op zoek naar een ervaren en gepassioneerde leider om het Group & Events-team aan te sturen en uitzonderlijke ervaringen te bieden aan zowel hotel- als restaurantgasten.

Als lid van het "Commercial Leadership Team" speel je een sleutelrol in het vormgeven van de commerciële strategie, het optimaliseren van de werkzaamheden en het behalen van financiële en kwaliteitsdoelstellingen.

Ben je ambitieus en krijg je energie van successen behalen? Wil je een betekenisvolle bijdrage leveren aan het opbouwen van een duurzaam en professioneel team? Ben je zelfstandig en niet bang om te experimenteren met nieuwe ideeën? Dan is de functie van Manager Group & Events bij Hotel Okura Amsterdam dé uitdaging voor jou!

Functieoverzicht

De Manager Group & Events Department bij Hotel Okura Amsterdam (HOA), een toonaangevend lid van de Leading Hotels of the World (LHW), is verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van alle groepen (inclusief alleen-kamergroepen) en evenementen in Hotel Okura Amsterdam.

Dit omvat alle gastenkamers binnen MICE (Meetings, Incentives, Conferences en Events), CONV (conventieruimtes – inclusief stadsbrede conferenties, voornamelijk via RAI Hotel Services) en BUSGRP (Business Groups – alleen kamers), de conferentiefaciliteiten en exclusieve boekingen van Ciel Bleu**, Yamazato*, Sazanka, Serre en de bars.

De manager geeft leiding aan vijf (5) directe medewerkers, waaronder twee (2) Event Managers, één (1) Group & Events Representative en twee (2) Group Agents. (Voor commerciële aspecten zoals tarieven en beste zakelijke keuzes rapporteren zij aan de Director of Group & Event Sales.)

Deze rol werkt nauw samen met de Director of Group & Events Sales, Account Managers en operationele afdelingen en maakt deel uit van de commerciële afdelingshoofden, samen met de Director of Sales (DOS), Revenue Manager, Marketing and Communication Manager (MCM) en het Reservations Team.

De manager rapporteert aan de Director of Group & Events Sales en vervangt deze bij afwezigheid. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning, zoals planningen, rapportages, forecasts, budget en audits.

Verantwoordelijkheden

• Dagelijkse leiding over de planning en uitvoering van groepen en evenementen.
• Het team leiden om 9+ ervaringen te bieden aan klanten, door proactieve en anticiperende coördinatie en communicatie.
• Zorgen dat conferentiedetails en logistiek tijdig en nauwkeurig worden gecommuniceerd tussen klanten, het evenemententeam en operationele afdelingen.
• Een harmonieuze samenwerking bevorderen tussen evenementen- en operationele teams, en de productiviteit en samenwerking verbeteren.
• De inkomstenstromen vergroten door het team te motiveren om producten en diensten te up- en cross-sellen.
• De winstgevendheid verhogen door fouten te minimaliseren en correcties te voorkomen.
• Waarborgen dat processen up-to-date, dat deze lean zijn en dat alle teamleden deze volgen en eventueel nieuwe processen implementeren indien nodig.
• Regelmatige audits uitvoeren op planningsprocessen om kwaliteit te waarborgen.
• Post-conferentie analyses uitvoeren en verbeterpunten oppakken.
• Het team ondersteunen bij hoge werkdruk en complexe boekingen.
• Realistische forecasts maken voor F&B, zaalverhuur en andere inkomsten.

Competenties

• Besluitvorming & Oordeelsvorming
  Alternatieven evalueren en beslissingen nemen die het beste evenwicht bieden tussen risico en beloning.
• Voortgang bewaken
  Zorgen dat activiteiten volgens planning verlopen en aanpassingen maken waar nodig.
• Resultaatgerichtheid
  Persoonlijke inspanningen richten op het behalen van resultaten die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie.
• Analytisch denken
  Belangrijke informatie herkennen en verbanden leggen vanuit grote hoeveelheden data.
• Conflictmanagement
  Conflicten voorkomen, beheren en/of oplossen.
• Coaching & Motivatie
  Anderen stimuleren om actie te ondernemen en doelen te bereiken.
• Communicatie met Stakeholders

Opbouwen en onderhouden van relaties met interne/externe stakeholders en duidelijke communicatie hierin.

Wat Wij Bieden

• Contract: 1 jaar, met kans op verlenging – we willen dat je blijft!
• Salaris: Groep 8. Klik HIER voor het salarisoverzicht.
• Bonus: 1 maandsalaris bij behalen van SMART-doelen.
• Vakantiegeld: 8% (pro rata).
• Vakantiedagen: 25 dagen per jaar (pro rata).
• Pensioen: Algemeen nabestaandenpensioen.
• Aanvullend pensioen: Via Nationale Nederlanden.
• Kortingen: Familie- en vriendenprijzen voor overnachtingen en jaarlijks 50% korting in een restaurant.
• Personeelsvoordelen: 20% korting in de restaurants.
• Reiskostenvergoeding: Vanaf 10 km enkele reis.
• Unieke ervaring: Na de proeftijd een gratis overnachting met ontbijt voor twee, om het hotel als gast te ervaren!

Wat Wij Verwachten

We zijn benieuwd naar jou en hoe we jouw carrière kunnen ondersteunen. Daarnaast verwachten wij:

• Relevante werkervaring in een vergelijkbare rol.
• Beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal (schriftelijk en mondeling).
• Commerciële gedrevenheid.
• Zelfstandig en een echte teamspeler.
• Uitstekend in timemanagement en organisatie.
• Inspirerend leiderschap voor team en collega’s.
• Ervaring in sales (pré).
• Kennis van PMS-systeem Opera (pré).

Enthousiast? Solliciteer Nu!

Dien je sollicitatie in via de knop hieronder. We nemen snel contact met je op om kennis te maken. Een selectie-assessment is onderdeel van het wervingsproces.