Executive Office Trainee

Wat ga je doen? 
Als Executive Office Trainee ondersteun je, samen met de Executive Secretary, de General Manager van het hotel. Je bent op de hoogte van alles wat zich in het hotel afspeelt en zorgt ervoor dat alles in goede banen geleid wordt. Je bent een belangrijke contactpersoon voor zowel interne als externe personen en staat dagelijks in contact met verschillende instanties en afdelingen van het hotel. Je zult je tijd verdelen tussen het ondersteunen van Executive Office en het uitvoeren van diverse projecten.

Taken & verantwoordelijkheden

  • Je biedt administratieve ondersteuning aan het uitvoerend management;
  • Je organiseert de tijd en onderhoudt de kalender van het Uitvoerend Management;
  • Je zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald en afspraken op schema worden gehouden;
  • Je coördineert evenementen en vergaderingen namens het Uitvoerend Management;
  • Je communiceert persoonlijk, via e-mail en telefoon met zowel interne als externe gasten en collega's;
  • Je reageert op gastbrieven en klachten op een correcte manier;
  • Je reageert op beoordelingen van sociale media en gastonderzoeken;
  • Je neemt notulen tijdens vergaderingen;
  • Je maakt rapporten en PowerPoint-presentaties;
  • Je zorgt ervoor dat alle afdelingen op verzoek informatie ontvangen;
  • Je verwelkomt gasten en klanten op kantoor;
  • Je regelt zakelijke reizen;
  • Je bereidt papers voor op de vergadering van de Raad van Commissarissen en Aandeelhouders;
  • Je bereidt vergaderingen voor en doet de voorbereiding op uitvoerend niveau;
  • Je opent, prioriteert en verspreidt inkomende post.

Werkdagen & werktijden
Je werkt van maandag tot en met vrijdag van 08:30-17:00 uur. Voor het assisteren tijdens evenementen dien je af en toe ’s avonds of in het weekend te werken. 
Het is mogelijk om 1 dag per week aan je scriptie of schoolopdrachten te werken. 

Wie ben jij?

  • Beschibaar per februari 2020 voor minimaal 5 maanden
  • Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk, is de belangrijkste vereiste voor deze functie;
  • Representatief en goed verzorgd;
  • In staat om zelfstandig te werken;
  • Uitstekende computervaardigheden;
  • Flexibel in het uitvoeren van taken op ad-hocbasis;
  • In staat om vertrouwelijke informatie te behandelen (vertrouwelijkheidsovereenkomst);
  • Toon initiatief en neemt verantwoordelijkheid.

Wie zijn je collega’s?
Het Executive Office bestaat uit ons hoofdkantoor van de president en CEO, algemeen directeur, uitvoerend secretaris en stagiair van het uitvoerend bureau.

Wat bieden wij?
Contract:          Stagecontract, minimaal 5 maanden vanaf februari 2020
Salaris: Wij bieden een nette stagevergoeding van €500 per maand op basis van fulltime
Vakantiedagen:         Vanaf een stagecontract voor 6 maanden, krijg je 1 vakantiedag per maand
CAO: Horeca CAO
Kortingen: Korting in onze restaurants, op overnachtingen, het kopen van producten, verzekeringen en winkels in de buurt
Trainingen: Diverse mogelijkheden 

Heb jij interesse in deze functie? 
Wil jij ook deel uitmaken van Okura’s ervaren en enthousiaste team? Solliciteer dan snel via onderstaande button!


Over Okura

Het begon allemaal in de jaren 50, met een droom, toen Baron Kishichiro Okura een ideaal hotel wilde bou­wen waar iedereen zich thuis zou voelen. In 1958 legde de Baron de eerste funda­men­ten voor de Taisei Kanko Co., Ltd. (nu genaamd Hotel Okura Co., Ltd.), samen met Iwajiro Noda, Voorzitter Emeritus, en bijgestaan door Torao Aoki, Voorzit­ter...

Contactgegevens

Hotel Okura - Amsterdam
Ferdinand Bolstraat 333
1072 LH Amsterdam

020 678 7989